Schicht­pla­nung im Gastgewerbe

Verschiedene Programme unterstützen bei der Erstellung der Schichtplanung
Als Ge­schäfts­füh­re­rin ken­nen Sie dies be­stimmt. Der Dienst­plan für das Re­stau­rant ist er­stellt und kurz dar­auf kommt ein Mit­ar­bei­ter und will ei­nen Tag frei neh­men. Oder eine Mit­ar­bei­te­rin fällt krank­heits­be­dingt aus und schon ist der müh­sam er­ar­bei­te­te Ar­beits­plan hin­fäl­lig. Ins­be­son­de­re in der Gas­tro­no­mie wird von den Per­so­nal­ver­ant­wort­li­chen viel er­war­tet. Der fol­gen­de Ar­ti­kel bie­tet ei­nen Über­blick über die­se ver­schie­de­nen Aspek­te und die Mög­lich­kei­ten zur Er­stel­lung ei­nes Arbeitsplans. 

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Was es bei der Schicht­pla­nung zu be­rück­sich­ti­gen gilt

Es ist nicht ein­fach, ei­nen sinn­vol­len, über­sicht­li­chen und fai­ren Schicht­plan zu ge­stal­ten. Sie müs­sen vie­le wich­ti­ge Aspek­te be­ach­ten. Den Ar­beits­plan für die nächs­ten zwei Wo­chen, müs­sen Sie spä­tes­tens zwei Wo­chen im Vor­aus Ih­ren Mit­ar­bei­ten­den kom­mu­ni­zie­ren. In Sai­son­be­trei­ben muss der Schicht­plan für die nächs­te Wo­che spä­tes­tens eine Wo­che im Vor­aus ver­schickt werden.

Je­der ih­rer Mit­ar­bei­ten­den hat An­spruch auf zwei Ru­he­ta­ge pro Wo­che. Bei der durch­schnitt­li­chen wö­chent­li­chen Ar­beits­zeit gibt es ge­setz­li­che Vor­schrif­ten. In der Gas­tro­no­mie gilt die 42 Stun­den-Wo­che. In Sai­son­be­trie­ben sind es 43.5 Stun­den pro Wo­che und in Klein­be­trie­ben (nicht mehr als 4 Mit­ar­bei­ten­de) ma­xi­mal 45 Stun­den. Be­schäf­ti­gen Sie in Ih­rem Re­stau­rant oder Café min­der­jäh­ri­ge Per­so­nen, gibt es Vor­schrif­ten, die Sie bei der Ar­beits­zeit be­ach­ten müs­sen. Bis 16 Jah­ren dür­fen Mit­ar­bei­ten­de ma­xi­mal bis 20 Uhr ar­bei­ten. Lehr­lin­ge zwi­schen 16 und 18 Jah­ren dür­fen bis ma­xi­mal 23 Uhr ar­bei­ten. Wenn Sie am nächs­ten Tag Be­rufs­schu­le ha­ben, bis ma­xi­mal 20 Uhr. Im nor­ma­len Ar­beits­ver­hält­nis dür­fen Mit­ar­bei­ten­de zwi­schen 16 und 18 Jah­ren bis spä­tes­tens 22 Uhr ar­bei­ten. Wich­tig ist, dass Sie den min­der­jäh­ri­gen Mit­ar­bei­ten­den pro Tag min­des­tens 12 Stun­den Ru­he­zeit ge­wäh­ren. Die Es­sens­zeit ge­hört da­bei nicht zur Ar­beits­zeit. Pro Mahl­zeit be­trägt die­se min­des­tens eine hal­be Stun­de. Be­ach­ten Sie dies auch bei der Schicht­pla­nung. Es ist si­cher­lich sinn­voll, wenn Sie die Schicht­pla­nung so ge­stal­ten, dass ein Mit­ar­bei­ter die Schicht et­was frü­her be­ginnt, da­mit eine an­de­re Mit­ar­bei­te­rin ihre ver­dien­te Es­sens­pau­se ma­chen kann.

Es lohnt sich, wenn Sie eine sau­be­re Über­sicht über die Fe­ri­en- und Fei­er­ta­ge Ih­rer Mit­ar­bei­ten­den er­stel­len. Über das Fei­er­tag- und Fe­ri­en­gut­ha­ben müs­sen Sie Ih­ren Mit­ar­bei­ten­den je­der­zeit Aus­kunft ge­ben. Für eine gute Schicht­pla­nung ist es hilf­reich, wenn Sie Ih­ren Mit­ar­bei­ten­den früh dazu mo­ti­vie­ren, ihre Fe­ri­en­wün­sche mit­zu­tei­len. So kön­nen Sie schon ei­ni­ge Zeit im Vor­aus den gro­ben Ar­beits­plan er­stel­len und die Wün­sche, so­weit es geht, berücksichtigen.

In Ih­rem Re­stau­rant oder in Ih­rer Bar müs­sen Sie im­mer mit kurz­fris­ti­gen Aus­fäl­len rech­nen. Plötz­lich wer­den Mit­ar­bei­ten­de krank oder fal­len auf­grund ei­nes Un­falls so­gar län­ger aus. Für sol­che Si­tua­tio­nen bie­tet sich ein Pi­kett­dienst an. Pi­kett­dienst be­deu­tet, dass ein Mit­ar­bei­ter, der kei­ne Schicht hat, auf Ab­ruf ein­sprin­gen kann. Mit dem Pi­kett­dienst kön­nen Sie kurz­fris­ti­ge Aus­fäl­le oder un­er­war­tet vie­le Gäs­te auf­fan­gen. Wenn Sie die­se Punk­te bei Ih­rer Schicht­pla­nung be­rück­sich­ti­gen, ge­stal­tet sich auch die Zeit­er­fas­sung viel einfacher.

Schichtplanung, Gastgewerbe, auf dem Computer

Schicht­plan erstellen

Sie ha­ben un­ter­schied­li­che Op­tio­nen, um Ih­ren Schicht­plan zu er­stel­len. Nach­fol­gend stel­len wir Ih­nen zwei Va­ri­an­ten vor:

Schicht­plan von Hand oder am PC:

Sie kön­nen den Schicht­plan selbst­stän­dig von Hand er­stel­len. Wir emp­feh­len Ih­nen die Er­stel­lung am Com­pu­ter. So kön­nen Sie je­der­zeit wie­der dar­auf zu­grei­fen und An­pas­sun­gen ma­chen. Sie kön­nen den Schicht­plan auch Ih­ren Mit­ar­bei­ten­den zur Ver­fü­gung stel­len, da­mit Sie ihre Wunsch­schich­ten ein­tra­gen kön­nen. Da­bei müs­sen Sie je­doch be­ach­ten, dass Sie of­fe­ne Schich­ten im Nach­hin­ein noch zu­tei­len müs­sen. Fol­gen­de Vor- und Nach­tei­le gibt es, wenn Sie den Schicht­plan von Hand machen: 

Vor­tei­le

  • kei­ne zu­sätz­li­chen Kosten
  • den Schicht­plan selbst gestalten
  • kein neu­es Pro­gramm erlernen

Nach­tei­le

  • zu­sätz­li­ches Zeit­er­fas­sungs­pro­gramm erforderlich
  • er­höh­tes Fehlerrisiko
  • zeit­auf­wän­dig

Schicht­plan mit­hil­fe ei­ner Software:

Den Schicht­plan kön­nen Sie auch mit­hil­fe ei­ner On­line-Schicht­plan­soft­ware er­stel­len. Sie müs­sen kei­ne müh­sa­me Lis­te er­stel­len, son­dern kön­nen al­les in der Soft­ware ein­tra­gen. Die Soft­ware bie­tet ih­nen oft­mals auch eine Über­sicht über das Überstunden‑, Überzeit‑, Ruhetags‑, Fe­ri­en- und Fei­er­tags­sal­do. Häu­fig kön­nen Sie in der Soft­ware auch gleich die Ar­beits­zeit erfassen.

Vor­tei­le

  • Schicht­plan und Zeit­er­fas­sung in ei­ner Software
  • we­ni­ger Zeitaufwand
  • nied­ri­ge Fehlerquote

Nach­tei­le

  • kos­ten­pflich­tig
  • Ab­hän­gig­keit von Online-Software
  • di­ver­se Pro­gram­me sind nicht auf den L‑GAV der Gas­tro­no­mie abgestimmt

Fa­zit

Es gibt di­ver­se Mög­lich­kei­ten, ei­nen Schicht­plan zu er­stel­len. Die Soft­ware nimmt Ih­nen di­ver­se Ar­beit ab, wenn Sie ein­mal mit dem Pro­gramm ver­traut sind, ist es ein sehr hilf­rei­ches Ar­beits­tool. Wenn Sie den Schicht­plan selbst er­stel­len, kön­nen Sie selbst ent­schei­den, wie Sie ihn ge­stal­ten. Sie kön­nen für sich selbst her­aus­fin­den, wel­che Art für Sie am bes­ten passt. Pro­bie­ren Sie mal un­ter­schied­li­che Mög­lich­kei­ten aus, Sie wer­den schnell mer­ken, wel­che für Sie die rich­ti­ge ist.

Un­se­re Lösung

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