Diese Excel-Vorlage hilft Ihnen, ein Budget für Ihren Gastronomiebetrieb zu erstellen.
Das Thema Budget und die Finanzierung eines Gastronomiebetriebes sind immer ein aktuelles Thema. Zuerst ist die Finanzierung zentral, wenn Sie einen Businessplan erstellen. Während des Betriebsalltag beschäftigen Sie sich regelmässig mit der Finanzplanung, besonders während dem Jahresabschluss. Das Budget entscheidet darüber, wie die Zukunft geplant werden kann. Sie sollten deshalb genügend Zeit für die Budgetierung aufwenden. Je exakter die Budgetierung ausfällt, desto erfolgreicher gestaltet sich die Führung Ihres Gastronomiebetriebes.
Überlegen Sie sich, ein Restaurant, eine Bar oder ein Café zu eröffnen und suchen ein Lokal? Dann machen Sie bereits frühzeitig ein provisorisches Budget. So erhalten Sie ein Gefühl dafür, wie hoch die Miete sein darf und ob Sie alle Kosten im Blick haben. Das entscheidet darüber, ob Ihr Gastronomiebetrieb erfolgreich sein wird und ob Sie einen Gewinn erzielen werden.
Mit dem folgenden Budgetrechner können Sie für Ihren Gastronomiebetrieb die erste Schätzung vornehmen. Die Grundlagen bilden Durchschnittswerte der wichtigsten Kennzahlen aus der Gastronomie.
Umsatz (ohne MwSt.)
250000
Warenaufwand
67500
Bruttoerfolg I
182500
Personalkosten inkl. Unternehmerlohn
115000
Bruttoerfolg II
67500
Übriger Betriebsaufwand
27500
Betriebsergebnis I
40000
Unterhalt & Ersatz
10000
Miete & Zinsen
22500
Abschreibungen
2500
Erfolg
5000
Bemerkungen: Die Zahlen sind als Soll-Werte eines Gastrobetriebes zu verstehen und basieren auf den KATAG Kennzahlen 2024 und dem Branchenspiegel 2025. Allen Budgetposten sind konstante Prozentwerte hinterlegt. Geben Sie einen Umsatz von 100 ein, um die Prozentwerte einzusehen.
Achtung: Wir empfehlen Ihnen immer, mit Nettobeträgen und ohne Mehrwertsteuer zu rechnen. Machen Sie erst am Schluss im Gesamtbudget einen Posten Steuern, wobei die Mehrwertsteuern aufgeführt werden.
Als Lösung bieten wir Ihnen die Vorlage Budget Gastronomie. Mit dieser Vorlage erhalten Sie einen umfassenden Überblick für ein Budget in der Gastronomie. Die Vorlage lässt sich auf diverse Betriebsarten anwenden.
Diese Excel-Vorlage hilft Ihnen, ein Budget für Ihren Gastronomiebetrieb zu erstellen.
Ein einfaches Budget, wie es der oben gezeigte Budgetrechner bietet, reicht für eine präzise Finanzplanung im Restaurant nicht aus. Damit Ihre Budgetierung wirklich sinnvoll ist, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
Sammeln Sie zunächst möglichst viele Informationen über die vergangenen Jahre sowie über die mögliche Entwicklung im kommenden Jahr. Je mehr relevante Daten Ihnen vorliegen, desto präziser können Sie das Budget erstellen. Für die benötigten Informationen stehen Ihnen verschiedene Quellen zur Verfügung:
Nutzen Sie die vorliegenden Daten, um den Umsatz für das nächste Jahr einzuschätzen. Berücksichtigen Sie dabei einzelne Bereiche wie Mittagessen, Abendessen, Wein, Bier, Kaffee und Gebäck. Falls Ihnen Umsatzzahlen aus dem Vorjahr vorliegen, verwenden Sie diese als Ausgangspunkt und überlegen Sie, wie sich der Umsatz entwickeln könnte. Achten Sie darauf, nicht ausschliesslich vom aktuellen Umsatz auszugehen. Abhängig von der gewählten Strategie für Ihren Gastronomiebetrieb kann der Umsatz im kommenden Jahr deutlich vom letzten Budget abweichen, zum Beispiel wenn Sie das Angebot verändern oder neue Preise einführen.
Legen Sie die Teilbudgets so fest, dass Sie das gewünschte Umsatzziel erreichen. Definieren Sie die folgenden Teilbudgets:
Stellen Sie sich bei jedem Posten dieselbe Frage:
Wenn Sie zum Beispiel jeden Monat einen Event planen, der für den Umsatz sehr wichtig ist, müssen Sie im Marketingbudget genügend finanzielle Mittel für Werbung einplanen, damit der Event ausgebucht ist. Für das Personalbudget empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich mindestens an den Mindestlöhnen im Landesgesamtarbeitsvertrag orientieren. Überlegen Sie sich dabei, wie viele Stellenprozente Sie für Ihren Betrieb benötigen. Mit diesen zwei Informationen können Sie bereits ein grobes Personalbudget erstellen. Integrieren Sie wenn möglich Ihre Mitarbeitenden bei diesem Prozess. Zum Beispiel kann Ihnen die Küchenchefin beim Berechnen der Warenkosten helfen und weiss Bescheid, wie viele Personen in der Küche eingestellt werden müssen.
Stellen Sie nun das Gesamtbudget aus den einzelnen Teilbudgets zusammen. Vergleichen Sie den Ertrag und die Kosten. Passen Sie die Teilbudgets so lange an, bis das Budget ausgeglichen ist. Bleiben Sie aber realistisch und Ihrem Betriebskonzept treu. Es ist nicht sinnvoll, die Personal- oder Marketingkosten so stark zu senken, dass die Führung des Betriebes nicht mehr realistisch ist. Wenn Sie es nicht schaffen, ein ausgeglichenes Budget zu erstellen, stellen Sie sich die folgenden Fragen:
Planen Sie am Schluss der Budgetierung immer einen Gewinn ein, der zwischen 2 % und 8 % des Umsatzes liegt. Der Gewinn ist die Entschädigung für das Risiko, das Sie als Inhaber mit einem Restaurant oder einem Imbiss eingehen.
Sobald Sie mit dem Budget zufrieden sind, beginnen Sie mit der Umsetzung der Finanzplanung für jedes Teilbudget. Wollen Sie Geld sparen bei den Warenkosten, beginnen Sie Verhandlungen mit Lieferanten oder suchen Sie neue Zulieferern. Wenn sich der Personalaufwand verändert hat, müssen Sie Leute einstellen oder entlassen. Sprechen Sie hier wieder mit den verantwortlichen Mitarbeitenden der Teilbereiche. Übergeben Sie die Verantwortung und lassen Sie der Küchenchefin oder dem Chef de Service die Verantwortung für das Budget ihres Teilbereiches.
Neben der Finanzplanung hilft ein Budget dabei Umsätze und Kosten zu kontrollieren. Monatlich oder sogar wöchentlich sollten Sie den IST-Zustand der Erfolgsrechnung mit dem SOLL-Zustand des Budgets vergleichen. Sobald der IST-Zustand zu stark abweicht und die Kosten viel höher oder die Umsätze viel tiefer sind als budgetiert, müssen Sie Massnahmen ergreifen.
Das Budget ist das zentrale Planungsinstrument eines Gastronomiebetriebs, egal ob dies ein Restaurant, ein Café oder ein Imbiss ist. Da es so wichtig ist, lohnt es sich, genügend Zeit für die Erstellung aufzuwenden und sich gegebenenfalls Unterstützung zu holen. Versuchen Sie, das Budget nach der Erstellung einzuhalten. Ein Budget bringt nur etwas, wenn Sie es anwenden und sich möglichst konsequent an die eigenen Vorgaben halten. Nur so schaffen Sie eine gute Ausgangslage, damit Ihr Gastronomiebetrieb erfolgreich ist.
Diese Excel-Vorlage hilft Ihnen, ein Budget für Ihren Gastronomiebetrieb zu erstellen.
Wünschen Sie eine Beratung zu Ihrem Betriebsbudget? Unser Partner ist auf die Beratung von Kleinunternehmen spezialisiert und hat starken Bezug zur Gastronomie und zu wirtschaftlichen Themen.
Das Betriebskonzept ist in der Gastronomie die Grundlage für jeden Betrieb. In diesem Dokument halten Sie Ihre dynamischen Überlegungen zu Vision, Konzept, Budgetierung, Produktsortiment und Marketing fest. Oft wird auch von einem Businessplan statt von einem Gastro-Konzept gesprochen.
Die Buchhaltung – ein zentraler Bestandteil eines erfolgreichen Gastronomiebetriebs. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Bestandteile der Buchhaltung und zeigen Ihnen drei unterschiedliche Möglichkeiten zur Führung der eigenen Buchhaltung. Abhängig von Ihren Vorkenntnissen und der Grösse des Betriebs können Sie die Buchhaltung selbst machen, einen digitalen Treuhänder verwenden oder die Buchhaltung komplett an einen externen Treuhänder übergeben.
Die Preiskalkulation von Speisen und Getränken ist ein wichtiges und doch oft vernachlässigtes Thema für Gastronomen. Keine Massnahme aus dem Marketingmix wirkt sich so direkt auf den Gewinn aus wie der Preis von Speisen und Getränken. Die Preise haben einen grossen Einfluss auf den Erfolg eines Restaurants oder einer Bar. Auch kleine Fehler in der Kalkulation wirken sich mittelfristig auf das Budget aus. Darum sind eine gute Preiskalkulation, eine stetige Analyse der Preise und eine effektive Kostenkontrolle zentral für einen Gastronomiebetrieb.
