Diese Excel-Vorlage hilft Ihnen, ein Budget für Ihren Gastronomiebetrieb zu erstellen. Excel-Dokument mit 2 Tabellen und Anleitung — Preis Fr. 28.-
Das Erstellen eines Budgets für ein Restaurant ist sehr aufwändig. Der Aufwand lohnt sich aber, da die Zahlen immer wieder gebraucht werden. Zuerst vor der Gründung für den Businessplan und für die Angebotskalkulation, danach während des laufenden Betriebs für die Finanzplanung des nächsten Jahres und die Kosten- und Erfolgskontrolle.
Überlegen Sie sich, ein Restaurant, eine Bar oder ein Café zu eröffnen und suchen Sie ein Lokal? Dann machen Sie bereits frühzeitig ein provisorisches Budget. So erhalten Sie ein Gefühl dafür, wie hoch die Miete sein darf und ob Sie alle Kosten bezahlen und einen Gewinn erwirtschaften können.
Mit dem folgenden Budgetrechner können Sie für Ihren Gastronomiebetrieb die ersten Schätzungen vornehmen. Die Grundlagen bilden Durchschnittswerte der Kennzahlen aus der Gastronomie.
Umsatz (ohne MwSt.)
250000
Warenaufwand
67500
Bruttoerfolg I
182500
Personalkosten inkl. Unternehmerlohn
115000
Bruttoerfolg II
67500
Übriger Betriebsaufwand
27500
Betriebsergebnis I
40000
Unterhalt & Ersatz
10000
Miete & Zinsen
22500
Abschreibungen
2500
Erfolg
5000
Bemerkungen: Die Zahlen sind als Soll-Werte eines Gastrobetriebes zu verstehen und basieren auf den KATAG Kennzahlen 2016 und dem Branchenspiegel 2018. Allen Budgetposten sind konstante Prozentwerte hinterlegt. Geben Sie einen Umsatz von 100 ein, um die Prozentwerte einzusehen.
Achtung: Wir empfehlen Ihnen, immer mit Nettobeträgen ohne MwSt. zu rechnen. Machen Sie erst am Schluss im Gesamtbudget einen Posten Steuern, wo die Mehrwertsteuern berechnet werden.
Für eine saubere Finanzplanung eines Restaurants ist ein grobes Budget wie im obigen Budgetrechner nicht detailliert genug. Gehen Sie für eine saubere Budgetierung mit den folgenden Schritten vor:
Beschaffen Sie sich vor dem Planen möglichst viele Informationen zu den vergangenen Jahren und der möglichen Entwicklung des folgenden Jahres. Je besser Ihre Informationen, desto genauer wird das Budget sein. Mögliche Quellen sind:
Daraus schätzen Sie den Umsatz für das folgende Jahr ab. Arbeiten Sie mit Sparten für Mittagessen, Abendessen, Wein, Bier, Kaffee und Gebäck etc. Wenn Sie bereits Umsatzzahlen vom Vorjahr haben, nutzen Sie diese als Grundlage und überlegen Sie sich, wie sich der Umsatz entwickeln wird. Gehen Sie aber nicht nur vom IST-Umsatz aus. Je nach Strategie weicht der SOLL-Umsatz deutlich vom letzten Budget ab. Zum Beispiel dann, wenn Sie ein anderes Angebot zu anderen Preisen anbieten.
Nun legen Sie die Teilbudgets so fest, dass Sie das gewünschte Umsatzziel erreichen. Definieren Sie die folgenden Teilbudgets:
Stellen Sie sich bei jedem Posten die Frage „Wie viel wird dieser Bereich mindestens kosten, damit ich den gewünschten Umsatz erzielen kann?“. Wenn Sie zum Beispiel jeden Monat einen Event planen, der für den Umsatz sehr wichtig ist, müssen Sie im Marketingbudget genügend Mittel für Werbung einplanen, damit der Event ausgebucht ist.
Planen Sie immer auch einen Gewinn ein (zwischen 2 und 8 % des Umsatzes). Der Gewinn ist die Entschädigung für das Risiko, das Sie als Inhaber mit einem Restaurant oder einem Imbiss eingehen.
Integrieren Sie wenn möglich Ihre Mitarbeitenden bei diesem Prozess. Ihre Küchenchefin wird den Waren- und Personalaufwand in der Küche ungefähr abschätzen können.
Stellen Sie nun das Budget zusammen und vergleichen Sie den Ertrag und die Kosten. Passen Sie die Teilbudgets so lange an, bis das Budget ausgeglichen ist. Bleiben Sie aber realistisch und Ihrem Betriebskonzept treu. Es ist nicht sinnvoll, die Personal- oder Marketingkosten so stark zu senken, dass der Betrieb gar nicht mehr gewährleistet sein kann.
Wenn Sie es nicht schaffen, ein ausgeglichenes Budget zu erstellen, stellen Sie sich die folgenden Fragen:
Sobald Sie mit dem Budget zufrieden sind, beginnen Sie mit der Umsetzung der Finanzplanung für jedes Teilbudget. Wollen Sie Geld sparen bei den Warenkosten, beginnen Sie Verhandlungen mit Lieferanten oder suchen Sie neue Zulieferern. Wenn sich der Personalaufwand verändert hat, müssen Sie Leute einstellen oder entlassen.
Sprechen Sie auch hier wieder mit den Verantwortlichen der Teilbereiche. Übergeben Sie die Verantwortung und lassen Sie der Küchenchefin oder dem Chef de Service die Verantwortung für das Budget ihres Bereichs.
Neben seiner Planungsfunktion hilft ein Budget dabei, Umsätze und Kosten zu kontrollieren. Monatlich oder sogar wöchentlich wird der IST-Zustand der Erfolgsrechnung mit dem SOLL-Zustand des Budgets verglichen. Sobald der IST-Zustand zu stark abweicht und die Kosten viel höher bzw. die Umsätze viel tiefer sind als budgetiert, müssen Sie Massnahmen ergreifen.
Das Budget ist das zentrale Planungsinstrument eines Gastronomiebetriebs, egal ob dies ein Restaurant, ein Café oder ein Imbiss ist. Da es so wichtig ist, lohnt es sich, genügend Zeit für die Erstellung aufzuwenden und sich gegebenenfalls Unterstützung zu holen.
Wir möchten zum Schluss zudem nochmals darauf hinweisen, wie wichtig die Budgeteinhaltung und Kontrolle nach der Erstellung ist. Ein Budget bringt nur etwas, wenn Sie es danach auch anwenden und sich möglichst konsequent an die eigenen Vorgaben halten.
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