Beratung F&B
Wünschen Sie ein persönliches Coaching zu Ihrem F&B Management? Unsere Partner ist auf die Beratung von Kleinunternehmen spezialisiert und hat starken Bezug zur Gastronomie und zu wirtschaftlichen Themen.
Die Grundidee hinter dem F&B Management, nämlich dass sich der F&B Manager ausserhalb des Tagegeschäfts um die langfristige Wirtschaftlichkeit kümmert, lässt sich auch auf kleinere Betriebe übertragen. Hier übernimmt die Betriebsleiterin oder der Geschäftsführer die Rolle des F&B Managers.
Die folgende Anleitung gibt einen Überblick über die Aufgaben eines F&B Managers. In 7 Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie für einen kleinen oder mittleren Betrieb ein F&B Management aufbauen können.
1. Kundenorientierung
Alles beginnt mit dem Gast. Er sollte im Zentrum aller Aktivitäten stehen. Wenn Sie schon ein Betriebskonzept oder ein Marketingkonzept gemacht haben, so können Sie darauf aufbauen. Zentrale Fragen sind:
- Welche Gäste besuchen den Betrieb (Alter, Geschlecht, Einkommen, Arbeit, etc.)?
- Wann besuchen die Gäste den Betrieb?
- Welche Gäste möchten Sie ansprechen? Stimmt dieses Bild mit den effektiven Gästen überein?
- Welche Bedürfnisse äussern die Gäste und welche (lokalen) Gästetrends gibt es derzeit?
Ihre eigene Meinung und Vorstellung darf durchaus ihren Platz haben. Fragen Sie aber auch regelmässig Ihre Mitarbeiterinnen nach Erfahrungen und Feedbacks der Gäste und ganz wichtig: die Gäste selbst. Geben Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, Rückmeldungen abzugeben, fragen Sie persönlich nach, nutzen Sie auch digitale Medien, um an Gästemeinungen zu gelangen.
Eine weitere wichtige Aufgabe einer F&B Managerin ist in diesem Zusammenhang die Beobachtung des Marktes. Vieles in der Gastronomie ist im Wandel, gesellschaftliche Trends widerspiegeln sich im Gästeverhalten, neue Modelle und Angebote setzen sich durch. Dabei geht es erst einmal darum, dass Sie dranbleiben und Trends mitbekommen. Übernehmen Sie nur Ideen, die wirklich zu Ihrem Konzept passen.
Systematisch den Markt beobachten können Sie, indem Sie:
- Newsletter abonnieren: z.B. den Gastropedia Newsletter,
- Gastronomiezeitungen und Fachmagazine anschauen,
- Reisen,
- Anlässe besuchen und/oder
- sich mit anderen Brancheninsidern vernetzen und austauschen.
2. Angebotsplanung
Bei der Angebotsplanung lassen Sie Ihre Erkenntnisse aus der Gästeanalyse, den Feedbacks und der Marktbeobachtung einfliessen. Passen Sie das Angebot in regelmässigen Abständen an, ohne alles über den Haufen zu werfen. Arbeiten Sie mit der Renner-Penner-Analyse. Fragen Sie sich aber auch:
- Stimmt die Qualität? Wo sind Anpassungen möglich oder nötig?
- Stimmen die Portionengrössen?
- Welche Zusatzangebote oder Ergänzungen können eingeführt werden?
Haben Sie ruhig den Mut, neue Dinge auszuprobieren, solange Sie Ihrer Linie treu bleiben. Aber wenn etwas nicht funktioniert, müssen Sie auch konsequent sein und die Neuerung wieder rückgängig machen.
3. Prozesse und Servicequalität
Als F&B Manager sind Sie für die Prozesse und die Servicequalität verantwortlich. Servicequalität hat dabei viel mit Organisation zu tun. Erstellen Sie z. B. Checklisten für wichtige Vorgänge, die regelmässig vorkommen. Neue Mitarbeiter finden sich so rasch zurecht, es passieren weniger Fehler.
Sprechen Sie mit den Mitarbeitern über die Abläufe im Betrieb, fördern Sie eine Feedbackkultur, die Mitarbeiterinnen sollen mitteilen, wenn sie irgendwo Verbesserungspotential sehen oder den Eindruck haben, ein Prozess laufe nicht optimal. Es kann auch hilfreich sein, wenn Sie ab und zu auf verschiedenen Stationen mitarbeiten. Verbringen Sie einmal im Monat einen halben Tag in der Küche oder im Service und hinterfragen Sie die Abläufe. Auch die Mitarbeit in einem fremden Betrieb kann neue Inputs bringen, was man anders, besser machen könnte.
Motivieren Sie Ihre Serviceangestellten als F&B Manager zu einem verkaufsorientierten Service. So generieren Sie höhere Umsätze pro Gast und zufriedene Gäste.
4. Einkauf
Im Einkauf geht es um viel Geld, aber auch um die Qualität der Rohprodukte mit denen Ihr Betrieb arbeitet. Dementsprechend lohnt es sich, dem Thema Einkauf regelmässig Beachtung zu schenken. In kleinen Betrieben gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie der Einkauf organisiert werden kann:
Beim operativen Einkauf wird der Einkauf auf mehrere Personen verteilt. Die Küchenchefin kauft zum Beispiel Lebensmittel ein, der Betriebsinhaber Verbrauchsmaterial sowie Maschinen und die Barkeeperin bestellt Getränke.
Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter relativ viele Kompetenzen haben und für ihren Bereich optimal und flexibel einkaufen. Ein Nachteil könnte sein, dass eher zu rasch und zu teuer eingekauft wird und das niemand den Überblick hat. Legen Sie auf jeden Fall die Verantwortlichkeiten klar fest, wenn Sie den Einkauf so organisieren. Grosseinkäufe oder Lieferverträge dürfen nur von den jeweils verantwortlichen Personen (z. B. Betriebsleiterin oder Küchenchef) unterschrieben werden.
Erledigt und koordiniert der Betriebsinhaber, F&B Managerin oder eine andere Person alle Einkäufe und Lieferungen, so nennt man das zentralisierten Einkauf. Praktisch alle grossen Gastroketten verfügen über einen zentralisierten Einkauf. Beim zentralisierten Einkauf besteht in der Regel ein sehr guter Überblick über die Bestellungen. Die Möglichkeiten für Rabatte und Vergünstigungen können ausgeschöpft werden, dafür ist der Aufwand für den Betriebsleiter deutlich höher und der Einkauf ist weniger flexibel. Beim zentralisierten Einkauf dürfen Mitarbeiter nicht selbst einkaufen oder bestellen.
Die dritte Möglichkeit ist eine Mischung von zentralisiert und operativ, der sogenannte dezentral-koordinierte Einkauf. Wie beim operativen Einkauf liegen die Kompetenzen für den Einkauf und die Bestellungen bei den jeweils Verantwortlichen (z. B. Küchenchef, Leiterin Service, Reinigung), aber die Betriebsleiterin oder F&B Managerin koordiniert die Einkäufe, indem sie das Lager überwacht und ein F&B Controlling führt. Die Betriebsleiterin prüft die Kosten und bespricht mit den Verantwortlichen das Optimierungspotential.
Diese Möglichkeit ist etwas aufwändiger bezüglich Administration und Kommunikation unter den Beteiligten, dafür bleibt die Flexibilität im Einkauf erhalten, ohne dass die Kontrolle verloren geht.
5. Lieferanten
Die Wahl der Lieferanten ist in der Gastronomie eine zentrale Aufgabe des F&B Managers. Wenn Sie es nicht schon im Betriebskonzept gemacht haben, erstellen Sie Anforderungsprofile für Ihre Lieferanten:
- Lieferzeiten
- Erreichbarkeit
- Umgang mit Fehllieferungen
- Preis
- Zahlungsbedingungen
- Zuverlässigkeit
- Qualität
- Kleinstmengen
- Rücknahme
- Verpackungsmaterial
- Produkthaftpflicht
- Rückverfolgbarkeit der Produkte
- Rückvergütungen, Rabatte des Herstellers
Beurteilen Sie die Lieferanten anhand der Profile und holen Sie immer mehrere Offerten ein, um einen Vergleich zu haben. Verhandeln Sie hart, versuchen Sie jedoch nicht, Lieferanten gegeneinander auszuspielen, das kommt nicht gut an.
Berücksichtigen Sie wenn immer möglich lokale Lieferanten, das verankert den Betrieb in der Region und ergibt allenfalls Gegengeschäfte. Pflegen Sie die Beziehung zu guten Lieferanten. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter von Lieferanten beschenkt werden. Mitarbeiter müssen Geschenke melden. Alles was einen gewissen Betrag (z.B. Fr. 100.-) übersteigt, darf nicht angenommen werden. Teure Geschenke gelten im Geschäftsleben als Bestechung. Sie führen dazu, dass der Empfänger sich abhängig macht, was dem Betrieb schaden kann.
Erstellen Sie je nach Organisation des Einkaufs verbindliche Bestell- und Einkaufslisten, damit allen klar ist, bei welchem Lieferant was bestellt wird. Unkoordiniertes Einkaufen oder Bestellen bei vielen Lieferanten verursacht unnötigen Aufwand. Versuchen Sie mit wenigen guten Lieferanten zusammenzuarbeiten und Bestellungen zusammenzufassen. Das sollte Sie jedoch nicht daran hindern, immer wieder Preise zu vergleichen und auch mal eine Konkurrenzofferte einzuholen, falls Ihnen ein Produkt zu teuer erscheint. Bevor Sie jedoch den Partner wegen des Preises wechseln, reden Sie zuerst mit dem bestehenden Zulieferer.
6. Lagerbewirtschaftung
Auch für die Lagerhaltung muss eine F&B Managerin die Verantwortung klar regeln. Der Einkauf hängt eng mit der Lagerhaltung zusammen, dementsprechend ist es sinnvoll, dass die gleichen Personen verantwortlich sind. Gerade in der Küche ist es wichtig, möglichst wenig Verderb zu produzieren. Der Küchenchef sollte deshalb die Menüplanung so gestalten, dass verderbliche Produkte immer möglichst rasch verkauft werden können.
In grösseren Betrieben können F&B Management Programme verwendet werden, um eine übergeordnete Kontrolle zu haben. In kleineren Betrieben reicht es, wenn die Bestellungen stichprobenartig mit den verkauften Gerichten und Getränken abgeglichen werden. Das Lager muss sauber und ordentlich aufgeräumt sein, ansonsten verlieren Sie sehr schnell den Überblick. Strukturieren Sie das Lager so, dass möglichst wenige Personen Zugang haben und nur zu den für sie wichtigen Produkten (z. B. separates abgeschlossenes Getränkelager).
Monatlich oder halbjährlich führen Sie eine Inventur durch und gleichen das Lager mit den festgehaltenen Lagerbeständen ab. Für den Bereich Food und Beverage lohnt sich in der Regel eine monatliche Inventur, Verbrauchsmaterial für Sanitäranlagen, Reinigung oder Büro können Sie auch halbjährlich kontrollieren. Grossen Abweichungen muss nachgegangen werden, sie können die Folge von Fehlern im Bestellwesen, Verschwendung in der Produktion oder auch ein Hinweis auf Diebstähle sein.
Die Inventur kann sehr aufwändig sein, allenfalls lohnt es sich, nur Produkte mit hohem Warenwert zu zählen. Für die restlichen Produkte setzen Sie eine Pauschale (Durchschnitt der letzten Inventuren) ein.
7. Wirtschaftlichkeit (F&B Controlling)
Das F&B Controlling beschäftigt sich mit der Auswertung der Einkaufs- und Verbrauchsdaten. Ein gutes Controlling und daraus abgeleitete Massnahmen können enorme Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit eines Betriebes haben. Dementsprechend lohnt es sich, das F&B Controlling sauber aufzubauen.
Sie haben den Einkauf und die Lagerbewirtschaftung organisiert und dokumentiert. Nun geht es darum, die Zahlen aus dem Einkauf und dem Lager auszuwerten und den Umsatzauswertungen gegenüberzustellen. Beispiel:
- Erstellen Sie eine Auswertung der Einkäufe nach Sparte (Food, Wein, Bier, etc.).
- Stellen Sie die Umsätze nach Sparte gegenüber.
Diese Ergebnisse können Sie im Anschluss vergleichen. Stellen Sie sich hierzu die folgenden Fragen:
- Wo erzielen Sie die Bruttogewinne? Entspricht die Gewinnverteilung Ihren Erwartungen? Welche Begründungen gibt es für Abweichungen?
- Welche Sparte möchten Sie fördern? Wo besteht Optimierungspotential? Stimmen die Preise?
Weitere Auswertungen könnten sein:
- Daily Food Cost Control
- Umsatzanalysen (Renner-Penner Analyse, Sales Mix)
- Lagerumsatz
- Aktionspreisauswertung
- Auswertung von Events, Anlässen
Fazit
Ein F&B Manager ist nicht in jedem Betrieb sinnvoll. Bei kleineren und mittleren Betrieben übernimmt sinnvollerweise die Betriebsleiterin dessen Aufgaben. Trotzdem ist es sinnvoll, die Aufgaben eines F&B Managers wahrzunehmen. Denn durch eine durchdachte Organisation, einen effizienten Einkauf und ein systematisches Controlling können viele Kosten gespart werden.
Halten Sie den administrativen Aufwand aber tief, setzen Sie auf ein einfaches System, das aber die wichtigen Zahlen möglichst genau liefert. Dabei gilt der Grundsatz der Organisation: So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig.
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