Bud­get für die Gas­tro­no­mie – mit Rech­ner und Vorlage

Das Budget ist das zentrale Planungsinstrument eines Gastronomiebetriebs
Dem Bud­get kommt in der Gas­tro­no­mie eine wich­ti­ge Rol­le zu. Vie­le Re­stau­rants sind in ei­nem um­kämpf­ten Markt tä­tig. Eine gute Bud­ge­tie­rung ent­schei­det hier schnell über den fi­nan­zi­el­len Er­folg oder Miss­erfolg ei­nes Gastronomiebetriebs. 

Vor­la­ge Bud­get Gastronomie

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Das Er­stel­len ei­nes Bud­gets für ein Re­stau­rant ist sehr auf­wän­dig. Der Auf­wand lohnt sich aber, da die Zah­len im­mer wie­der ge­braucht wer­den. Zu­erst vor der Grün­dung für den Busi­ness­plan und für die An­ge­bots­kal­ku­la­ti­on, da­nach wäh­rend des lau­fen­den Be­triebs für die Fi­nanz­pla­nung des nächs­ten Jah­res und die Kos­ten- und Erfolgskontrolle.

Ers­te Schät­zung des Bud­gets in der Gastronomie

Über­le­gen Sie sich, ein Re­stau­rant, eine Bar oder ein Café zu er­öff­nen und su­chen Sie ein Lo­kal? Dann ma­chen Sie be­reits früh­zei­tig ein pro­vi­so­ri­sches Bud­get. So er­hal­ten Sie ein Ge­fühl da­für, wie hoch die Mie­te sein darf und ob Sie alle Kos­ten be­zah­len und ei­nen Ge­winn er­wirt­schaf­ten können.

Mit dem fol­gen­den Bud­get­rech­ner kön­nen Sie für Ih­ren Gas­tro­no­mie­be­trieb die ers­ten Schät­zun­gen vor­neh­men. Die Grund­la­gen bil­den Durch­schnitts­wer­te der Kenn­zah­len aus der Gastronomie.

Bud­get­rech­ner

Be­rech­nen

Um­satz (ohne MwSt.)

250000

Wa­ren­auf­wand

67500

Brut­to­er­folg I

182500

Per­so­nal­kos­ten inkl. Unternehmerlohn

115000

Brut­to­er­folg II

67500

Üb­ri­ger Betriebsaufwand

27500

Be­triebs­er­geb­nis I

40000

Un­ter­halt & Ersatz

10000

Mie­te & Zinsen

22500

Ab­schrei­bun­gen

2500

Er­folg

5000

Be­mer­kun­gen: Die Zah­len sind als Soll-Wer­te ei­nes Gas­tro­be­trie­bes zu ver­ste­hen und ba­sie­ren auf den KATAG Kenn­zah­len 2016 und dem Bran­chen­spie­gel 2018. Al­len Bud­get­pos­ten sind kon­stan­te Pro­zent­wer­te hin­ter­legt. Ge­ben Sie ei­nen Um­satz von 100 ein, um die Pro­zent­wer­te einzusehen.

Ach­tung: Wir emp­feh­len Ih­nen, im­mer mit Net­to­be­trä­gen ohne MwSt. zu rech­nen. Ma­chen Sie erst am Schluss im Ge­samt­bud­get ei­nen Pos­ten Steu­ern, wo die Mehr­wert­steu­ern be­rech­net werden.

De­tail­lier­te Fi­nanz­pla­nung und Jahresbudget

Für eine sau­be­re Fi­nanz­pla­nung ei­nes Re­stau­rants ist ein gro­bes Bud­get wie im obi­gen Bud­get­rech­ner nicht de­tail­liert ge­nug. Ge­hen Sie für eine sau­be­re Bud­ge­tie­rung mit den fol­gen­den Schrit­ten vor:

  1. In­for­ma­tio­nen einholen
  2. Teil­bud­gets definieren
  3. Ge­samt­bud­get zu­sam­men­stel­len und Teil­bud­gets anpassen
  4. Mass­nah­men zur Bud­get­ein­hal­tung einleiten
  5. re­gel­mäs­sig Soll-Ist-Ver­gleich ma­chen und An­pas­sun­gen vornehmen

1. In­for­ma­tio­nen einholen

Be­schaf­fen Sie sich vor dem Pla­nen mög­lichst vie­le In­for­ma­tio­nen zu den ver­gan­ge­nen Jah­ren und der mög­li­chen Ent­wick­lung des fol­gen­den Jah­res. Je bes­ser Ihre In­for­ma­tio­nen, des­to ge­nau­er wird das Bud­get sein. Mög­li­che Quel­len sind:

  • Busi­ness­plan, Vi­si­on und Stra­te­gie des Betriebs
  • Zah­len des Bud­gets und der Er­folgs­rech­nung der letz­ten Jah­re (falls vorhanden)
  • Kenn­zah­len und Trends der Gas­tro­no­mie­bran­che, Ver­än­de­run­gen des Marktes
  • Ver­an­stal­tungs- und Fe­ri­en­ka­len­der des kom­men­den Jahres
  • Lis­te der be­son­de­re Fes­te, Ak­tio­nen, Ver­an­stal­tun­gen in der Nähe Lis­te der ei­ge­nen Ver­an­stal­tun­gen und Ak­tio­nen des Be­triebs (Metz­ge­te, Ju­bi­lä­um etc.)
  • Ge­sprä­che mit Mitarbeitenden

Dar­aus schät­zen Sie den Um­satz für das fol­gen­de Jahr ab. Ar­bei­ten Sie mit Spar­ten für Mit­tag­essen, Abend­essen, Wein, Bier, Kaf­fee und Ge­bäck etc. Wenn Sie be­reits Um­satz­zah­len vom Vor­jahr ha­ben, nut­zen Sie die­se als Grund­la­ge und über­le­gen Sie sich, wie sich der Um­satz ent­wi­ckeln wird. Ge­hen Sie aber nicht nur vom IST-Um­satz aus. Je nach Stra­te­gie weicht der SOLL-Um­satz deut­lich vom letz­ten Bud­get ab. Zum Bei­spiel dann, wenn Sie ein an­de­res An­ge­bot zu an­de­ren Prei­sen anbieten.

2. Teil­bud­gets definieren

Nun le­gen Sie die Teil­bud­gets so fest, dass Sie das ge­wünsch­te Um­satz­ziel er­rei­chen. De­fi­nie­ren Sie die fol­gen­den Teilbudgets:

  • Per­so­nal­bud­get (inkl. Unternehmerlohn!)
  • Wa­ren­kos­ten
  • va­ria­ble Be­triebs­kos­ten (Strom, Was­ser, Un­ter­halt, Er­satz etc.)
  • Ge­winn

Stel­len Sie sich bei je­dem Pos­ten die Fra­ge „Wie viel wird die­ser Be­reich min­des­tens kos­ten, da­mit ich den ge­wünsch­ten Um­satz er­zie­len kann?“. Wenn Sie zum Bei­spiel je­den Mo­nat ei­nen Event pla­nen, der für den Um­satz sehr wich­tig ist, müs­sen Sie im Mar­ke­ting­bud­get ge­nü­gend Mit­tel für Wer­bung ein­pla­nen, da­mit der Event aus­ge­bucht ist.

Pla­nen Sie im­mer auch ei­nen Ge­winn ein (zwi­schen 2 und 8 % des Um­sat­zes). Der Ge­winn ist die Ent­schä­di­gung für das Ri­si­ko, das Sie als In­ha­ber mit ei­nem Re­stau­rant oder ei­nem Im­biss eingehen.

In­te­grie­ren Sie wenn mög­lich Ihre Mit­ar­bei­ten­den bei die­sem Pro­zess. Ihre Kü­chen­che­fin wird den Wa­ren- und Per­so­nal­auf­wand in der Kü­che un­ge­fähr ab­schät­zen können.

3. Ge­samt­bud­get zu­sam­men­stel­len und Teil­bud­gets anpassen

Stel­len Sie nun das Bud­get zu­sam­men und ver­glei­chen Sie den Er­trag und die Kos­ten. Pas­sen Sie die Teil­bud­gets so lan­ge an, bis das Bud­get aus­ge­gli­chen ist. Blei­ben Sie aber rea­lis­tisch und Ih­rem Be­triebs­kon­zept treu. Es ist nicht sinn­voll, die Per­so­nal- oder Mar­ke­ting­kos­ten so stark zu sen­ken, dass der Be­trieb gar nicht mehr ge­währ­leis­tet sein kann.

Wenn Sie es nicht schaf­fen, ein aus­ge­gli­che­nes Bud­get zu er­stel­len, stel­len Sie sich die fol­gen­den Fragen:

  • Ist das Per­so­nal bei die­sem Um­satz voll ausgelastet?
  • Falls nicht, kann ich die Per­so­nal­kos­ten sen­ken oder das An­ge­bot ver­än­dern, da­mit die Aus­las­tung bes­ser wird?
  • Kann ich mit Sprin­ger ar­bei­ten, die nur wäh­rend der Spit­zen­zei­ten ar­bei­ten (Stu­den­tin­nen und Stu­den­ten sind hier sehr geeignet)?
  • Schrän­ke ich die Öff­nungs­zei­ten ein und sen­ke so die Personalkosten?
  • Be­steht Ver­hand­lungs­spiel­raum bei der Mie­te?
  • Gibt es güns­ti­ge Mar­ke­ting­ak­tio­nen oder Events, mit de­nen ich den Um­satz und die Aus­las­tung er­hö­hen kann?

4. Mass­nah­men zur Bud­get­ein­hal­tung einleiten

So­bald Sie mit dem Bud­get zu­frie­den sind, be­gin­nen Sie mit der Um­set­zung der Fi­nanz­pla­nung für je­des Teil­bud­get. Wol­len Sie Geld spa­ren bei den Wa­ren­kos­ten, be­gin­nen Sie Ver­hand­lun­gen mit Lie­fe­ran­ten oder su­chen Sie neue Zu­lie­fe­rern. Wenn sich der Per­so­nal­auf­wand ver­än­dert hat, müs­sen Sie Leu­te ein­stel­len oder entlassen.

Spre­chen Sie auch hier wie­der mit den Ver­ant­wort­li­chen der Teil­be­rei­che. Über­ge­ben Sie die Ver­ant­wor­tung und las­sen Sie der Kü­chen­che­fin oder dem Chef de Ser­vice die Ver­ant­wor­tung für das Bud­get ih­res Bereichs.

5. Soll-Ist-Ver­glei­che ma­chen und An­pas­sun­gen vornehmen

Ne­ben sei­ner Pla­nungs­funk­ti­on hilft ein Bud­get da­bei, Um­sät­ze und Kos­ten zu kon­trol­lie­ren. Mo­nat­lich oder so­gar wö­chent­lich wird der IST-Zu­stand der Er­folgs­rech­nung mit dem SOLL-Zu­stand des Bud­gets ver­gli­chen. So­bald der IST-Zu­stand zu stark ab­weicht und die Kos­ten viel hö­her bzw. die Um­sät­ze viel tie­fer sind als bud­ge­tiert, müs­sen Sie Mass­nah­men ergreifen.

Fa­zit

Das Bud­get ist das zen­tra­le Pla­nungs­in­stru­ment ei­nes Gas­tro­no­mie­be­triebs, egal ob dies ein Re­stau­rant, ein Café oder ein Im­biss ist. Da es so wich­tig ist, lohnt es sich, ge­nü­gend Zeit für die Er­stel­lung auf­zu­wen­den und sich ge­ge­be­nen­falls Un­ter­stüt­zung zu holen.

Wir möch­ten zum Schluss zu­dem noch­mals dar­auf hin­wei­sen, wie wich­tig die Bud­get­ein­hal­tung und Kon­trol­le nach der Er­stel­lung ist. Ein Bud­get bringt nur et­was, wenn Sie es da­nach auch an­wen­den und sich mög­lichst kon­se­quent an die ei­ge­nen Vor­ga­ben halten.

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