Diese Excel-Vorlage hilft Ihnen, ein Budget für Ihren Gastronomiebetrieb zu erstellen.
Das Thema Budget und die Finanzierung eines Gastronomiebetriebes sind immer ein aktuelles Thema. Zuerst ist die Finanzierung zentral, wenn Sie einen Businessplan erstellen. Während des Betriebsalltag beschäftigen Sie sich regelmässig mit der Finanzplanung, besonders während dem Jahresabschluss. Das Budget entscheidet darüber, wie die Zukunft geplant werden kann. Sie sollten deshalb genügend Zeit für die Budgetierung aufwenden. Je exakter die Budgetierung ausfällt, desto erfolgreicher gestaltet sich die Führung Ihres Gastronomiebetriebes.
Überlegen Sie sich, ein Restaurant, eine Bar oder ein Café zu eröffnen und suchen ein Lokal? Dann machen Sie bereits frühzeitig ein provisorisches Budget. So erhalten Sie ein Gefühl dafür, wie hoch die Miete sein darf und ob Sie alle Kosten im Blick haben. Das entscheidet darüber, ob Ihr Gastronomiebetrieb erfolgreich sein wird und ob Sie einen Gewinn erzielen werden.
Mit dem folgenden Budgetrechner können Sie für Ihren Gastronomiebetrieb die erste Schätzung vornehmen. Die Grundlagen bilden Durchschnittswerte der wichtigsten Kennzahlen aus der Gastronomie.
Umsatz (ohne MwSt.)
250000
Warenaufwand
67500
Bruttoerfolg I
182500
Personalkosten inkl. Unternehmerlohn
115000
Bruttoerfolg II
67500
Übriger Betriebsaufwand
27500
Betriebsergebnis I
40000
Unterhalt & Ersatz
10000
Miete & Zinsen
22500
Abschreibungen
2500
Erfolg
5000
Bemerkungen: Die Zahlen sind als Soll-Werte eines Gastrobetriebes zu verstehen und basieren auf den KATAG Kennzahlen 2024 und dem Branchenspiegel 2025. Allen Budgetposten sind konstante Prozentwerte hinterlegt. Geben Sie einen Umsatz von 100 ein, um die Prozentwerte einzusehen.
Achtung: Wir empfehlen Ihnen immer, mit Nettobeträgen und ohne Mehrwertsteuer zu rechnen. Machen Sie erst am Schluss im Gesamtbudget einen Posten Steuern, wobei die Mehrwertsteuern aufgeführt werden.
Als Lösung bieten wir Ihnen die Vorlage Budget Gastronomie. Mit dieser Vorlage erhalten Sie einen umfassenden Überblick für ein Budget in der Gastronomie. Die Vorlage lässt sich auf diverse Betriebsarten anwenden.
Diese Excel-Vorlage hilft Ihnen, ein Budget für Ihren Gastronomiebetrieb zu erstellen.
Ein einfaches Budget, wie es der oben gezeigte Budgetrechner bietet, reicht für eine präzise Finanzplanung im Restaurant nicht aus. Damit Ihre Budgetierung wirklich sinnvoll ist, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
Sammeln Sie zunächst möglichst viele Informationen über die vergangenen Jahre sowie über die mögliche Entwicklung im kommenden Jahr. Je mehr relevante Daten Ihnen vorliegen, desto präziser können Sie das Budget erstellen. Für die benötigten Informationen stehen Ihnen verschiedene Quellen zur Verfügung:
Nutzen Sie die vorliegenden Daten, um den Umsatz für das nächste Jahr einzuschätzen. Berücksichtigen Sie dabei einzelne Bereiche wie Mittagessen, Abendessen, Wein, Bier, Kaffee und Gebäck. Falls Ihnen Umsatzzahlen aus dem Vorjahr vorliegen, verwenden Sie diese als Ausgangspunkt und überlegen Sie, wie sich der Umsatz entwickeln könnte. Achten Sie darauf, nicht ausschliesslich vom aktuellen Umsatz auszugehen. Abhängig von der gewählten Strategie für Ihren Gastronomiebetrieb kann der Umsatz im kommenden Jahr deutlich vom letzten Budget abweichen, zum Beispiel wenn Sie das Angebot verändern oder neue Preise einführen.
Legen Sie die Teilbudgets so fest, dass Sie das gewünschte Umsatzziel erreichen. Definieren Sie die folgenden Teilbudgets:
Stellen Sie sich bei jedem Posten dieselbe Frage:
Wenn Sie zum Beispiel jeden Monat einen Event planen, der für den Umsatz sehr wichtig ist, müssen Sie im Marketingbudget genügend finanzielle Mittel für Werbung einplanen, damit der Event ausgebucht ist. Für das Personalbudget empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich mindestens an den Mindestlöhnen im Landesgesamtarbeitsvertrag orientieren. Überlegen Sie sich dabei, wie viele Stellenprozente Sie für Ihren Betrieb benötigen. Mit diesen zwei Informationen können Sie bereits ein grobes Personalbudget erstellen. Integrieren Sie wenn möglich Ihre Mitarbeitenden bei diesem Prozess. Zum Beispiel kann Ihnen die Küchenchefin beim Berechnen der Warenkosten helfen und weiss Bescheid, wie viele Personen in der Küche eingestellt werden müssen.
Stellen Sie nun das Gesamtbudget aus den einzelnen Teilbudgets zusammen. Vergleichen Sie den Ertrag und die Kosten. Passen Sie die Teilbudgets so lange an, bis das Budget ausgeglichen ist. Bleiben Sie aber realistisch und Ihrem Betriebskonzept treu. Es ist nicht sinnvoll, die Personal- oder Marketingkosten so stark zu senken, dass die Führung des Betriebes nicht mehr realistisch ist. Wenn Sie es nicht schaffen, ein ausgeglichenes Budget zu erstellen, stellen Sie sich die folgenden Fragen:
Planen Sie am Schluss der Budgetierung immer einen Gewinn ein, der zwischen 2 % und 8 % des Umsatzes liegt. Der Gewinn ist die Entschädigung für das Risiko, das Sie als Inhaber mit einem Restaurant oder einem Imbiss eingehen.
Sobald Sie mit dem Budget zufrieden sind, beginnen Sie mit der Umsetzung der Finanzplanung für jedes Teilbudget. Wollen Sie Geld sparen bei den Warenkosten, beginnen Sie Verhandlungen mit Lieferanten oder suchen Sie neue Zulieferern. Wenn sich der Personalaufwand verändert hat, müssen Sie Leute einstellen oder entlassen. Sprechen Sie hier wieder mit den verantwortlichen Mitarbeitenden der Teilbereiche. Übergeben Sie die Verantwortung und lassen Sie der Küchenchefin oder dem Chef de Service die Verantwortung für das Budget ihres Teilbereiches.
Neben der Finanzplanung hilft ein Budget dabei Umsätze und Kosten zu kontrollieren. Monatlich oder sogar wöchentlich sollten Sie den IST-Zustand der Erfolgsrechnung mit dem SOLL-Zustand des Budgets vergleichen. Sobald der IST-Zustand zu stark abweicht und die Kosten viel höher oder die Umsätze viel tiefer sind als budgetiert, müssen Sie Massnahmen ergreifen.
Das Budget ist das zentrale Planungsinstrument eines Gastronomiebetriebs, egal ob dies ein Restaurant, ein Café oder ein Imbiss ist. Da es so wichtig ist, lohnt es sich, genügend Zeit für die Erstellung aufzuwenden und sich gegebenenfalls Unterstützung zu holen. Versuchen Sie, das Budget nach der Erstellung einzuhalten. Ein Budget bringt nur etwas, wenn Sie es anwenden und sich möglichst konsequent an die eigenen Vorgaben halten. Nur so schaffen Sie eine gute Ausgangslage, damit Ihr Gastronomiebetrieb erfolgreich ist.
Diese Excel-Vorlage hilft Ihnen, ein Budget für Ihren Gastronomiebetrieb zu erstellen.
Wünschen Sie eine Beratung zu Ihrem Betriebsbudget? Unser Partner ist auf die Beratung von Kleinunternehmen spezialisiert und hat starken Bezug zur Gastronomie und zu wirtschaftlichen Themen.
Das Betriebskonzept ist in der Gastronomie die Grundlage für jeden Betrieb. In diesem Dokument halten Sie Ihre dynamischen Überlegungen zu Vision, Konzept, Budgetierung, Produktsortiment und Marketing fest. Oft wird auch von einem Businessplan statt von einem Gastro-Konzept gesprochen.
Die Buchhaltung – ein zentraler Bestandteil eines erfolgreichen Gastronomiebetriebs. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Bestandteile der Buchhaltung und zeigen Ihnen drei unterschiedliche Möglichkeiten zur Führung der eigenen Buchhaltung. Abhängig von Ihren Vorkenntnissen und der Grösse des Betriebs können Sie die Buchhaltung selbst machen, einen digitalen Treuhänder verwenden oder die Buchhaltung komplett an einen externen Treuhänder übergeben.
Die Preiskalkulation von Speisen und Getränken ist ein wichtiges und doch oft vernachlässigtes Thema für Gastronomen. Keine Massnahme aus dem Marketingmix wirkt sich so direkt auf den Gewinn aus wie der Preis von Speisen und Getränken. Die Preise haben einen grossen Einfluss auf den Erfolg eines Restaurants oder einer Bar. Auch kleine Fehler in der Kalkulation wirken sich mittelfristig auf das Budget aus. Darum sind eine gute Preiskalkulation, eine stetige Analyse der Preise und eine effektive Kostenkontrolle zentral für einen Gastronomiebetrieb.
Das Betriebskonzept der Beispielpizzeria Flunder hilft Ihnen, ein eigenes Betriebskonzept für einen Gastronomiebetrieb zu erstellen.
Egal, ob Sie ein Restaurant, eine Bar, ein Café oder einen anderen Gastronomiebetrieb übernehmen – es ist ratsam, einen Businessplan oder ein Betriebskonzept zu verfassen. „Businessplan“ ist eher ein Begriff aus der Bankenwelt, bei dem die finanziellen Mittel im Vordergrund stehen. Ein Betriebskonzept beschreibt konkreter, was Ihren Betrieb ausmacht. Oft wird jedoch unter den beiden Begriffen das Gleiche verstanden. Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihr Gastro-Konzept nun Businessplan oder Betriebskonzept nennen.
Zuerst stellt sich immer die Frage, für wen Sie Ihr Gastro-Betriebskonzept schreiben:
Je nachdem, wofür Sie ein Betriebskonzept erstellen, müssen die Schwerpunkte anders gesetzt werden. Ein Betriebskonzept kann wie eine Bewerbung verfasst sein, bei der Sie Ihre Fähigkeiten und Ideen anschaulich präsentieren. Ein Betriebskonzept kann aber auch als Planungsgrundlage dienen, bei der Sie Ihre Vorstellungen hinterfragen, die Kosten abschätzen und Potentiale für Ihren Betrieb untersuchen. Wichtig ist, dass Sie ein durchdachtes Betriebskonzept erstellen.
Zu Beginn sollten Sie eine kurze Zusammenfassung über die wichtigsten Punkte darlegen. Diese Zusammenfassung können Sie natürlich erst dann schreiben, wenn Ihr Betriebskonzept fertig ist. Sie sollte aber sicher am Anfang stehen. Weiter können Sie in der Zusammenfassung Ihre Idee und Vision erklären. Beschreiben Sie, was Ihren Betrieb ausmacht:
Hinzu kommen noch die wichtigsten Informationen zum Betrieb und den Finanzen.
In diesem Abschnitt stehen alle nötigen Informationen zum Betrieb. Es ist wichtig zu bestimmen, welche Rechtsform der Betrieb hat und wie der Betrieb geführt wird. Notieren Sie auch, wie Sie den Betrieb einrichten möchten und ob vor der Eröffnung noch Umbauten stattfinden werden. Sie sollten auch bereits die wichtigsten Informationen notieren: Adresse, Telefonnummer, Versicherungen, Parkplätze, Abfall, Lärm, usw. Es geht hier um die Informationen zum Betrieb, noch nicht um das Angebot oder die Preisgestaltung. Letzteres notieren Sie in einem weiteren Abschnitt.
In diesem Abschnitt beschreiben Sie den Standort Ihres Gastrobetriebes. Es geht darum, herauszufinden, wie Ihre Gäste zum Betrieb gelangen und wie Sie Laufkundschaft erreichen können:
Die genaue Beschreibung des Standortes kann auch beim Abschnitt «Betrieb» angefügt werden.
Nun machen Sie sich Gedanken, wie das Herzstück Ihrer Gastrobetriebes aussehen soll. Sie stellen sich Fragen zu Ihrer Kundschaft, Ihrem Angebot und zum Marketing.
Überlegen Sie sich gut, welches Angebot Sie haben werden. Hilfreich dabei ist auch die Konkurrenzanalyse, welche weiter unten erläutert wird. Sobald Sie wissen, welche Gäste Sie ansprechen möchten, können Sie auch das Marketing planen. Es gibt diverse Strategien (Flyer, Radio- oder TV-Werbung, Onlinepräsenz). Ein bewährtes Marketinginstrument ist und bleibt die Mund-zu-Mund-Propaganda. Animieren Sie Ihre Gäste dazu, Ihren Gastrobetrieb weiterzuempfehlen.
Machen Sie zudem eine saubere Personalplanung. Da die Personalkosten für Gastronomiebetriebe absolut entscheidend sind, lohnt es sich, hier etwas mehr Zeit zu investieren.
Bei der Marktanalyse definieren Sie den genauen Markt, in dem Sie tätig sein werden. Anhand dieses Marktes und mit den Erkenntnissen des Geschäftskonzeptes können Sie Ihre Kunden noch präziser ansprechen. Nutzen Sie die Marktkenntnisse auch, um die richtigen Lieferanten zu finden. Fragen Sie sich auch, welches Ihre Konkurrenten sein werden. Was könnten Sie anders machen als die Konkurrenz? Und gibt es gewisse Trends, an denen Sie nicht vorbeikommen? Eine ausführliche Marktanalyse kann Ihnen viel Arbeit bei der Umsetzung Ihrer Geschäftsidee ersparen.
Nun kommen Sie zur Budgetierung. Leiten Sie von der Personalplanung die Personalkosten ab. Diese sollten nicht mehr als 51 % des Umsatzes betragen. Mit den Personalkosten können Sie den Umsatz abschätzen, den Sie erzielen sollten. Das zeigt oft schon auf, was möglich ist und was nicht. Meist will man am Anfang zu viel und merkt dann, dass das mit diesem Personal nicht möglich ist. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Anschliessend kommen die Mietkosten, die nicht mehr als 8 bis 12 % des Umsatzes sein sollten. Die Warenkosten sollten nicht mehr als 27 % des Umsatzes ausmachen. Als erste Einschätzung hilft unser Budgetrechner weiter. Wichtig ist zudem die Finanzierung des Betriebes und damit auch die Möglichkeiten, die Sie für Investitionen und Umbauten haben. Falls Sie Umbauten planen, erstellen Sie dafür Budgets und Zeitpläne.
Nicht alle Gastronomiebetriebe brauchen ein umfangreiches Betriebskonzept. Wenn Sie mit Ihrem Restaurant keinen Vermieter oder Geldgeber überzeugen müssen, reicht es, wenn nur die wichtigsten Punkte festgehalten werden. Ein umfangreiches Gastro-Konzept, das nachher nicht so aufgeht wie geplant, kann auch hinderlich sein. Überlegen Sie deshalb gut, bei welchen Teilbereichen eine Planung sinnvoll ist.
Es ist wichtig, dass Sie das Betriebskonzept nicht als unnötiges Dokument ansehen. Das Betriebskonzept hilft Ihnen, sich mit Ihrer Idee auseinanderzusetzen und ungeklärte Fragen anzusprechen. Nehmen Sie sich Zeit, wenn Sie das Betriebskonzept erstellen. Dieser Prozess wird nicht mit dem fertigen Betriebskonzept abgeschlossen sein. Ein Betriebskonzept für die Gastronomie ist kein starres Dokument. Überarbeiten Sie Ihr Gastro-Konzept, wenn es nötig ist. Arbeiten Sie damit und halten Sie sich an die Planung. Im Betriebskonzept muss nicht jedes Detail geregelt werden. Viel wichtiger ist, dass Sie die grundsätzlichen Fragen zu Ihrem Betrieb klären und überprüfen, ob diese der Realität standhalten. So lassen sich auch erste Stolperfallen vermeiden.
Das Betriebskonzept der Beispielpizzeria Flunder hilft Ihnen, ein eigenes Betriebskonzept für einen Gastronomiebetrieb zu erstellen.
Wünschen Sie ein persönliches Coaching zur Optimierung und Finalisierung Ihres Betriebskonzepts? Unsere Partner ist auf die Beratung von Kleinunternehmen spezialisiert und hat starken Bezug zur Gastronomie und zu wirtschaftlichen Themen.
Im Grundkurs Gastronomieführung erarbeiten Sie die notwendigen Kompetenzen für die Führung eines Gastrobetriebs. Dazu gehören neben rechtlichen und buchhalterischen Themen auch die Bereiche Hygiene, Betriebsführung und Marketing.
Die Weinkarte ist ein wichtiger Bestandteil eines Restaurants. Weine ermöglichen Zusatzverkäufe und ergänzen Gerichte als Begleitung. Es lohnt sich deshalb, die Weinkarte sorgfältig zu erstellen. Die Weinkarte eines Gastronomiebetriebes sollte einem Konzept folgen und den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie eine Weinkarte erstellen und welche Vorschriften bei der Deklaration gelten.
Oft stehen Sie als angehende Gastronomin vor dem Entscheid, welche Rechtsform Sie bei der Gründung Ihres Restaurants wählen sollen. Soll es ein Einzelunternehmen, eine GmbH oder doch eine Aktiengesellschaft werden? Die Rechtsform hat Auswirkungen auf die Gründungskosten, Haftung, Betreibung, Steuern und vieles mehr.
Ihre Idee für ein eigenes Restaurant oder Café nimmt Form an, jetzt wollen Sie sich ins Betriebskonzept stürzen oder sogar schon Standorte auskundschaften? Legen Sie einen Stopp ein und überlegen Sie sich eine wichtige Frage: Haben Sie das Zeug zum Gastro-Gründer? Hier finden Sie die Fragen, die Sie sich unbedingt stellen müssen, bevor Sie den nächsten Schritt in Richtung eigenes Restaurant oder Café machen.
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